De lokale overheid staat voor een uitdaging: hoe houd je greep op steeds complexere wet- en regelgeving binnen kritieke compliance portefeuilles? Deze portefeuilles omvatten Privacy (AVG, gegevensbescherming en burgerrechten), Security (cyberveiligheid, informatiebeveiliging en risicobeheersing), Data (databeheer, kwaliteit en governance) en AI (ethische AI-ontwikkeling, algoritmische transparantie en verantwoorde automatisering). Elk van deze gebieden kent zijn eigen regelgeving, maar SAMEN vormen ze een complex web van eisen op het gebied van transparantie, archivering, ethiek en toegankelijkheid.
Het antwoord ligt in het inrichten van een sterke governance die niet alleen voldoet aan de eisen binnen deze compliance portefeuilles, maar ook de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening verbetert.
Een effectieve governance is gebouwd op vijf pijlers: leiderschap, organisatie, proces, mensen en informatie. Deze pijlers zijn onderling verbonden en moeten in balans zijn. Leiderschap speelt een belangrijke rol door compliance te koppelen aan bestuurlijke doelen. Een Chief Ethics & Compliance Officer (CECO) kan hierbij focus en verantwoordelijkheid waarborgen, afhankelijk van de omvang van de organisatie.
Niet-functionele controls, of NFC's, vormen de ruggengraat van een soepel draaiende gemeente, al zijn ze misschien niet direct zichtbaar voor de burger. Denk aan de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van systemen; je wilt natuurlijk dat de website van de gemeente altijd bereikbaar is, zodat burgers gemakkelijk hun zaken kunnen regelen. Het gaat erom dat alles wat de gemeente aanbiedt, ook gebruiksvriendelijk is, van de online formulieren tot de interne software die medewerkers gebruiken. NFC's zorgen er ook voor dat de gemeente aan de wettelijke eisen voldoet, zodat er geen onnodige risico's op datalekken of boetes zijn. En het mooie is, goed ingerichte NFC's zorgen voor toekomstbestendigheid; de IT-oplossingen zijn flexibel genoeg om met toekomstige veranderingen mee te kunnen.
Een praktisch voorbeeld? Stel je voor dat de gemeente een nieuwe app lanceert voor het aanvragen van parkeervergunningen. NFC's zorgen er dan voor dat deze app niet alleen doet wat hij moet doen (de aanvraag verwerken), maar ook dat de app altijd beschikbaar is, de gegevens van burgers veilig zijn en de app makkelijk te gebruiken is. Dus geen gedoe met haperende systemen of onduidelijke schermen, maar een soepele en betrouwbare ervaring. Het is als de fundering van een huis; je ziet het niet direct, maar het is wel de basis voor een sterk en stabiel geheel.
Niet-functionele controls, of NFC's, vormen de ruggengraat van een soepel draaiende gemeente, al zijn ze misschien niet direct zichtbaar voor de burger. Helaas worden NFC's in de praktijk vaak verwaarloosd of achteraf toegevoegd, omdat ze op het eerste gezicht geen directe functionaliteit lijken toe te voegen aan een applicatie of dienst. Dit is een misvatting die duur kan uitpakken. NFC's vertegenwoordigen namelijk een cruciale maatschappelijke waarde: vertrouwen. Burgers moeten erop kunnen rekenen dat hun gemeente betrouwbaar, beschikbaar en veilig is in al haar digitale dienstverlening. Dit vertrouwen is de basis voor een goed functionerende democratie en maatschappij. Denk aan de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van systemen; je wil natuurlijk dat de website van de gemeente altijd bereikbaar is, zodat burgers gemakkelijk hun zaken kunnen regelen. Het gaat erom dat alles wat de gemeente aanbiedt, ook gebruiksvriendelijk is, van de online formulieren tot de interne software die medewerkers gebruiken. NFC's zorgen er ook voor dat de gemeente aan de wettelijke eisen voldoet, zodat er geen onnodige risico's op datalekken zijn. En het mooie is, goed ingerichte NFC's zorgen voor toekomstbestendigheid; de IT-oplossingen zijn flexibel genoeg om met toekomstige veranderingen mee te kunnen.
Denk bijvoorbeeld aan het 3-lijnenmodel, waarbij je verantwoordelijkheden verdeelt om zo de grip te behouden. De eerste lijn, dat zijn de operationele teams, waar het dagelijks werk gebeurt. Zij zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Non-Functional Controls (NFC's). De tweede lijn bestaat uit functionarissen zoals de CISO en FG. Zij zorgen voor toezicht, geven advies en ondersteuning, en monitoren de naleving van de regels. De derde lijn is de interne audit, die periodiek evalueert of alles nog loopt zoals het moet. Deze drie lijnen werken samen om te zorgen dat de gemeente ‘in control’ is en blijft.
Een multidisciplinaire structuur is belangrijk. Compliance is niet de taak van één afdeling. Een Multidisciplinair Team (MDT), bestaande uit bijvoorbeeld een i-adviseur, CPO en CISO, is van betekenis. Zij voeren jaarlijkse gesprekken met alle teams/producteigenaren om ontwikkelingen in wetgeving te bespreken. Afhankelijk van de aard van de wetgeving, kunnen business partners, strategisch i-adviseurs en C-level compliance experts worden toegevoegd. Het MDT monitort de voortgang van wetgevingstrajecten en initieert projecten bij significante wijzigingen.
Eigenaarschap is dan ook de sleutel tot succes. Stel duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vast via modellen zoals RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Wijs specifieke eigenaren aan voor NFC’s, met heldere verantwoordelijkheden. Dit zorgt ervoor dat NFC’s actueel blijven en dat iedereen begrijpt waarom ze belangrijk zijn. Investeer in training en bewustwording, zodat medewerkers de waarde van NFC’s begrijpen en deze effectief toepassen. Het gaat erom een lerende cultuur te creëren waarin medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor compliance.
Gemeenten moeten niet alleen voldoen aan wet- en regelgeving, maar moeten ook kunnen aantonen hoe ze dit doen. Uiteindelijk is het verstandig om je NFC’s aan een systeem van monitoring en rapportage te koppelen. Zo maak je de naleving zichtbaar en meetbaar. Dit betekent ook het uitvoeren van impactanalyses en risicobeoordelingen, het opstellen van implementatieplannen, en het zorgen voor training van medewerkers. Open communicatie naar alle stakeholders en regelmatige rapportage aan het management helpt daarbij. Het is belangrijk dat het model flexibel is en kan meebewegen met de snelle veranderingen in wetgeving en organisatie.
Het borgen van compliance is dan ook geen eenmalige actie, maar een continu proces en vraagt een gedegen benadering van ontwerp, implementatie én monitoring. Zorg dat jouw gemeente voorbereid is op de uitdagingen van morgen door vandaag al te investeren in een wendbare compliance-strategie.
Reactie schrijven